Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026
Traveeka BV hecht veel belang aan je privacy. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verzamelen via www.traveeka.be en in het kader van onze diensten, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Traveeka BV
Zandhovensteenweg 94, 2520 Ranst, België
Ondernemingsnummer (KBO): BE 0827.852.141
E-mail: privacy@traveeka.be
Telefoon: 03 369 04 09
Traveeka BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Voor vragen over je privacy kan je ons altijd contacteren via privacy@traveeka.be.
Wanneer we als dienstverlener persoonsgegevens verwerken namens een klant (bijvoorbeeld bij het beheer van de website of het Odoo-systeem van die klant), treden we op als verwerker. Die verwerking regelen we in de overeenkomst of een afzonderlijke verwerkersovereenkomst met de klant, en valt niet onder deze privacyverklaring.
2. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke grond?
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Je vult het contactformulier in | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht | Je vraag beantwoorden en opvolgen | Precontractuele maatregelen op jouw verzoek; ons gerechtvaardigd belang om vragen op te volgen |
| Je vraagt een gratis scan aan (website- of Odoo-scan) | Contactgegevens, websiteadres, je antwoorden op de vragen | Een persoonlijk adviesrapport opstellen en bespreken | Precontractuele maatregelen op jouw verzoek |
| Je boekt een afspraak | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen tijdstip, eventuele opmerkingen | De afspraak inplannen, bevestigen en herinneren | Precontractuele maatregelen op jouw verzoek |
| Je schrijft je in op de nieuwsbrief | E-mailadres, eventueel naam; openen en klikken op e-mails | Je nieuws, tips en relevante aanbiedingen sturen | Jouw toestemming (je kan je altijd uitschrijven via de link in elke e-mail) |
| Je gebruikt de live chat | Je berichten, eventueel naam en e-mailadres | Je vraag rechtstreeks beantwoorden | Ons gerechtvaardigd belang om vragen snel te beantwoorden |
| Je reageert op een LinkedIn-advertentie met formulier | De gegevens die je in het formulier invult | Je aanvraag opvolgen | Precontractuele maatregelen op jouw verzoek |
| Je bent klant | Contact- en facturatiegegevens, gegevens voor de registratie van domeinnamen, gegevens over projecten, tickets en communicatie (e-mail, telefoon, WhatsApp, sms) | De overeenkomst uitvoeren, support verlenen, factureren | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (boekhouding en fiscaliteit) |
| Je gebruikt het klantenportaal, de helpdesk of de opleidingen | Accountgegevens, tickets, voortgang in cursussen | Toegang geven tot je dossier, support en opleidingen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je contacteert ons zakelijk | Bedrijfsgegevens die publiek beschikbaar zijn op basis van je e-maildomein | Je aanvraag beter begrijpen en opvolgen | Ons gerechtvaardigd belang |
| Je bezoekt de website | Technische gegevens (IP-adres, browser, bezochte pagina's) via noodzakelijke cookies; na jouw toestemming ook statistieken via Google Analytics | De website laten werken en beveiligen; na toestemming het gebruik van de website meten en verbeteren | Ons gerechtvaardigd belang (noodzakelijke cookies); jouw toestemming (analytische cookies) |
We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
3. Gebruik van AI
Voor sommige taken, zoals het opstellen van een eerste versie van een scanrapport of het verwerken van documenten, gebruiken we AI-diensten (Anthropic Claude en OpenAI). We sturen daarbij enkel de gegevens door die nodig zijn voor die taak. Elk rapport wordt door een medewerker nagelezen en goedgekeurd voor het naar jou vertrekt. We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.
4. Met wie delen we je gegevens?
We delen je gegevens enkel met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en enkel voor zover nodig:
- Odoo SA (België): hosting van onze website, CRM, boekhouding en andere bedrijfssoftware, inclusief de verrijking van bedrijfsgegevens.
- Combell (België) en SiteGround: registratie en beheer van domeinnamen voor onze klanten. Bij de registratie van een domeinnaam worden de gegevens van de houder ook doorgegeven aan het bevoegde register (bijvoorbeeld DNS Belgium voor .be-domeinen), zoals de regels voor domeinnamen vereisen.
- Google (Google Analytics): websitestatistieken, enkel na jouw toestemming.
- Make (Celonis): koppelingen tussen systemen, bijvoorbeeld om LinkedIn-aanvragen in ons CRM te zetten.
- Anthropic en OpenAI: AI-diensten zoals beschreven in punt 3.
- LinkedIn: wanneer je via een LinkedIn-formulier contact opneemt.
- Meta (WhatsApp): wanneer je via WhatsApp met ons communiceert.
- Onze boekhouder en de bevoegde overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist.
Met deze partijen hebben we de nodige afspraken gemaakt om je gegevens te beschermen.
5. Doorgifte buiten de Europese Unie
Sommige van deze dienstverleners (zoals Google, Anthropic, OpenAI en Meta) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. In dat geval gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe lang bewaren we je gegevens?
- Vragen, scans en afspraken van wie (nog) geen klant is: tot 3 jaar na het laatste contact.
- Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt en daarna zolang nodig voor eventuele geschillen; facturen en boekhoudkundige stukken 10 jaar, zoals de wet vereist.
- Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft.
- Live chat: tot 1 jaar na het gesprek, tenzij het deel wordt van een lopende vraag of klantdossier.
- Websitestatistieken (Google Analytics): maximaal 14 maanden.
Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens.
7. Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten wissen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
- je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of door te laten sturen (overdraagbaarheid);
- je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de verwerking vóór de intrekking ongeldig maakt.
Stuur je verzoek naar privacy@traveeka.be. We antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Cookies
Meer informatie over de cookies die we gebruiken en hoe je je voorkeuren beheert, vind je in ons cookiebeleid.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, zoals versleutelde verbindingen (https), toegangsbeheer en beveiligde hosting.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we nieuwe diensten aanbieden. De datum bovenaan toont wanneer ze voor het laatst werd bijgewerkt.