Overslaan naar inhoud

Minder administratie. Meer tijd voor je club.

Leden, lidgelden, reservaties, trainersplanning, kantine, evenementen, nieuwsbrieven, sociale media en website: met Odoo beheert je sportclub alles vanuit één systeem. Traveeka zet het voor je op, op maat van jouw club.

Herkenbaar bij jouw club?

De meeste clubs draaien op vrijwilligers, goede wil en een wirwar aan tools die niet met elkaar praten.

  • Lidgelden opvolgen in ExcelWie heeft al betaald? De penningmeester zoekt het elke maand opnieuw uit.
  • Reservaties via WhatsAppTerreinen, zalen en trainers worden dubbel geboekt of vergeten.
  • Kantinebeurten in een gedeeld roosterWie staat zaterdag achter de bar? Elke week opnieuw rondbellen.
  • Een kantinekassa die op zichzelf staatTellingen op papier, en de cijfers komen pas weken later bij de boekhouding.
  • Sponsors in iemands mailboxAfspraken, facturen en tegenprestaties zitten verspreid over drie mensen.
  • Clubkledij bestellen via een formulierMaten, betalingen en leveringen worden handmatig bijgehouden.
  • Evenementen via formulieren en overschrijvingenInschrijvingen in een formulier, betalingen op de rekening en een papieren lijst aan de ingang.
  • Sociale media per kanaal apartIemand post op Facebook, iemand anders op Instagram, en niemand weet wat er gepland staat.
  • Een website die niemand durft aan te passenUurroosters en nieuws lopen achter op de realiteit.

Alles wat je club nodig heeft, in één ploeg

Odoo is modulair: je start met wat je vandaag nodig hebt en schakelt later extra apps in. Leden, betalingen, planning en verkoop delen dezelfde gegevens.

Leden en lidmaatschappen

Abonnementen · Facturatie

Leden schrijven zich online in en betalen hun lidgeld per seizoen, kwartaal of maand.

  • Automatische facturen en betalingsherinneringen
  • Melding wanneer een lidmaatschap afloopt
  • Overzicht van je terugkerende inkomsten

Reservaties

Afspraken · Planning

Terreinen, zalen, lessen en trainers boeken via het klantenportaal, op elk toestel.

  • Eigen reservatietypes per terrein, zaal of trainer
  • Afgestemd op de planning van je trainers
  • Vooraf online betalen, geen no-shows

Trainers en vrijwilligers

Planning · Kennisbank

Trainingsuren, kantinebeurten en shifts in één planning die iedereen op zijn smartphone ziet.

  • Shifts publiceren en laten bevestigen
  • Snel vervangers vinden bij afwezigheid
  • Draaiboeken en clubreglement centraal in de kennisbank

Kantine en bar

Kassa (POS)

Een kassa op tablet voor de drankjes na de match, gekoppeld aan voorraad en boekhouding.

  • Tafels en openstaande rekeningen
  • Betalen met kaart, smartphone of cash
  • Dagomzet zonder telwerk

Onthaal en verhuur

Kassa · Verhuur

Aan de balie verkoop je beurtenkaarten en lidmaatschappen, en verhuur je materiaal.

  • Rackets, ballen of uitrusting verhuren en terug laten inchecken
  • Losse beurten en abonnementen verkopen
  • Alles op dezelfde ledenfiche

Clubshop

eCommerce

Verkoop clubkledij en materiaal online, met maten, kleuren en logische aanvullingen.

  • Varianten, cross-selling en upselling
  • Online bestellen, afhalen in de club
  • Voorraad en bestellingen in één overzicht

Ploegen en spelers

Teams · Projecten

Ploegsamenstellingen, spelers en trainers per ploeg, van de jeugd tot de eerste ploeg.

  • Spelers toewijzen aan ploegen en reeksen
  • Proeftrainingen en nieuwe spelers opvolgen
  • Contactgegevens van ouders bij de hand

Sponsors en partners

CRM · Verkoop

Volg sponsors op van eerste gesprek tot verlenging, in één overzicht.

  • Sponsorvoorstellen online laten ondertekenen
  • Herinneringen voor verlengingen en tegenprestaties
  • Meteen factureren vanuit het akkoord

Facturen en betalingen

Facturatie · Boekhouding

Lidgelden, sponsoring, verhuur en kantine komen samen in één boekhouding.

  • Online betalen via een link in de factuur
  • Automatische herinneringen bij openstaande bedragen
  • Rapporten voor bestuur en algemene vergadering

Een website die je zelf bijhoudt

Website

Bouw je clubwebsite met drag-and-drop-blokken, zonder code. Uurroosters, nieuws, reservaties, inschrijvingen, evenementen en de clubshop komen rechtstreeks uit hetzelfde systeem. Wijzigt er iets in Odoo, dan staat het meteen online.

  • Responsief op smartphone, tablet en computer
  • Gekoppeld aan nieuwsbrieven, sociale media en pushmeldingen
  • Ledenportaal met facturen, reservaties en inschrijvingen

Een wedstrijddag met Odoo

Zo ziet een zaterdag eruit wanneer alles in één systeem zit.

  1. Planning op zakTrainers en vrijwilligers zien hun shift op hun smartphone. Een afmelding is meteen ingevuld.
  2. JeugdtornooiOnline ingeschreven ploegen worden aan de ingang gescand. Iedereen heeft vooraf betaald.
  3. Afhalen aan de balieOuders halen de online bestelde clubkledij op, en het lidgeld van een nieuw lid wordt meteen geregeld.
  4. Derde helftDe kantinekassa draait op tablet. Rekeningen per tafel, betalen met kaart of smartphone.
  5. Dag afgeslotenOmzet, voorraad en inschrijvingen staan al in de boekhouding. Geen telwerk op zondag.

Evenementen, marketing en sociale media

Een club leeft van zijn activiteiten en van hoe je erover communiceert. Ook dat regel je vanuit hetzelfde systeem, met dezelfde ledenlijst.

Evenementen van aankondiging tot afrekening

Evenementen · Website · Betalingen

Tornooien, jeugdstages, clubfeesten, quizavonden of een eetfestijn: je maakt het evenement één keer aan en Odoo doet de rest.

  1. AankondigenHet evenement verschijnt automatisch op je website, met eigen pagina, programma en praktische info.
  2. Inschrijven en betalenDeelnemers schrijven online in, kiezen een tickettype (bv. lid, niet-lid, kind) en betalen meteen.
  3. Ticket en herinneringElke deelnemer krijgt een bevestiging met ticket, en vlak voor het evenement een herinnering.
  4. Inchecken aan de ingangTickets scannen met een smartphone, zodat je altijd weet wie er is.
  5. OpvolgenNa afloop een bedankmail of enquête, en een overzicht van inschrijvingen en opbrengsten.

Nieuwsbrieven en e-mailmarketing

E-mailmarketing · Marketingautomatisering

Stuur nieuwsbrieven en mailings naar precies de juiste groep, rechtstreeks vanuit je ledenbestand.

  • Mailings maken met drag-and-drop-sjablonen in je clubstijl
  • Doelgroepen kiezen: jeugdleden, ouders, sponsors, supporters
  • Automatische reeksen, zoals een welkomstmail voor nieuwe leden
  • Zien wie opent en klikt, uitschrijvingen netjes beheerd

Sociale media vanuit één plek

Social marketing

Koppel de accounts van je club en plan berichten vooruit, zonder van app naar app te springen.

FacebookInstagramLinkedInXYouTube
  • Eén bericht inplannen op meerdere kanalen tegelijk
  • Een gedeelde kalender voor het hele bestuur
  • Reacties en berichten opvolgen in één overzicht
  • Bereik en interactie per bericht meten

Van interesse naar lid

CRM · Afspraken

Wie een proeftraining boekt of info vraagt via de website, verdwijnt niet meer uit beeld.

  • Elke aanvraag automatisch als opvolgpunt in het CRM
  • Opvolgmail na een proeftraining
  • Pushmeldingen naar websitebezoekers
  • Zien welke kanalen nieuwe leden opleveren
Eén systeem voor de hele club, in plaats van tien losse tools.

Dat is de kern van Odoo, en precies waar sportclubs het meeste tijd mee winnen: elk gegeven wordt één keer ingegeven en is overal bruikbaar.

Waarom Odoo, en waarom met Traveeka

De software is sterk. Het verschil zit in hoe ze voor jouw club wordt ingericht.

Gemaakt om te groeien

Van een kleine vzw met één terrein tot een club met honderden leden en meerdere ploegen: je betaalt enkel voor de apps die je gebruikt en breidt uit wanneer het nodig is.

Een Belgisch platform

Odoo is in België ontwikkeld. Er bestaat ook een specifieke oplossing voor ploegsporten, ontstaan uit overleg met de Belgische voetbalfederatie en bruikbaar voor voetbal, hockey, basketbal, rugby en meer.

Eén vaste partner

Traveeka regelt de inrichting, de website, de koppelingen en de opleiding van je bestuur en vrijwilligers. Eén aanspreekpunt, ook na de opstart.

Erkende Odoo-partner

Als Odoo Learning Partner combineren we kennis van het platform met jarenlange ervaring in websites en digitale projecten voor kmo's en organisaties.

Zo pakken we het aan

Geen log IT-project, maar een traject op het ritme van je club.

  1. Kennismaking

    We bekijken hoe je club vandaag werkt en waar de meeste tijd verloren gaat.

  2. Demo op maat

    Je ziet Odoo aan het werk met de situaties van jouw club, niet met een standaardvoorbeeld.

  3. Inrichting

    We zetten de apps op, zetten je ledenlijst en gegevens over en koppelen je website.

  4. Opleiding en opvolging

    Bestuur en vrijwilligers leren ermee werken. Daarna blijven we beschikbaar voor vragen en uitbreidingen.

Veelgestelde vragen

Is Odoo niet te groot voor een kleine club?

Nee. Je kiest zelf welke apps je gebruikt. Veel clubs starten met leden, lidgelden en reservaties, en voegen later de kantinekassa of clubshop toe.

Kunnen vrijwilligers er zonder technische kennis mee werken?

Ja. Odoo werkt in de browser en op smartphone of tablet. We richten het zo eenvoudig mogelijk in en zorgen voor een korte opleiding op maat van wie ermee werkt.

Kunnen we onze bestaande ledenlijst overzetten?

Ja. Ledenlijsten uit Excel of andere tools zetten we mee over bij de inrichting, zodat je niet vanaf nul begint.

Werkt het ook voor meerdere sporten of locaties?

Ja. Je kunt meerdere afdelingen, terreinen of locaties beheren met hun eigen planning en reservaties, maar met één ledenbestand en één boekhouding.

Wat kost het?

Dat hangt af van het aantal gebruikers en de apps die je nodig hebt. Na de kennismaking krijg je een duidelijke inschatting van licenties en begeleiding, zonder verrassingen achteraf.

Kunnen we onze Facebook- en Instagrampagina koppelen?

Ja. Je koppelt de bestaande accounts van je club, zodat je berichten vanuit Odoo inplant en opvolgt. Je pagina's en volgers blijven gewoon behouden.

Kunnen we onze huidige website behouden?

Dat kan. We bekijken samen of een koppeling met je huidige website volstaat, of dat een nieuwe website in Odoo meer oplevert.

Hoe lang duurt de opstart?

Dat hangt af van het aantal apps en de gegevens die overgezet moeten worden. We plannen de opstart zo dat het nieuwe seizoen vlot kan beginnen.

Klaar om je club vooruit te helpen?

Plan een vrijblijvend gesprek van een half uur. We bekijken samen waar je club het meeste tijd kan winnen, en tonen hoe dat er in Odoo uitziet.

Plan een kennismaking Bel 03 369 04 09
Traveeka BV
Zandhovensteenweg 94
2520 Oelegem
mike@traveeka.be